Rabu, 28 September 2011

Rahasia Sebuah Perusahaan


Rahasia Perusahaan

  • Yang dimaksud dengan rahasia Perusahaan adalah semua informasi baik yang berupa data, dokumen, gambar, atau hal lainnya yang berkaitan dengan Perusahaan, yang tidak boleh diberitahukan kepada pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya, berdasarkan pertimbangan keselamatan Perusahaan, persaingan usaha ataupun pertimbangan kepantasan (etika). 
  • Rahasia perusahaan adalah informasi rahasia yang dimiliki perusahaan dan perlu dilindungi oleh pihak manajemen dan karyawannya dari pihak pesaing. Misalnya harga beli bahan produksi, tehnik produksi, formula suatu produk, daftar nama, strategi pemasaran, strategi manajemen dan lain-lain. 
  • Jadi bisa disimpulkan bahwa rahasia perusahaan itu adalah informasi rahasia perusahaan yang tidak boleh diberitahukan dan dilindungi dari pihak pesaing atau pihak yang akan merugikan perusahaan tersebut.


Kewajiban menjaga rahasia Perusahaan

Pekerja wajib menjaga rahasia Perusahaan, dan bila ia menduduki suatu jabatan, maka ia wajib menjaga rahasia jabatan yang disandangnya. Membocorkan rahasia Perusahaan ataupun rahasia jabatan adalah suatu pelanggaran yang dapat dikenakan sanksi. Yang dimaksud dengan rahasia jabatan adalah rahasia Perusahaan yang diketahui oleh seorang Pekerja karena jabatannya ataupun karena tugasnya.


Struktur Organisasi

Sebuah organisasi, ketika berdiri tentunya memiliki maksud (intention) kenapa bentuknya seperti tersebut. Bentuk formal organisasi diharapkan merupakan bentuk terbaik yang mendukung sepenuhnya pencapaian sasaran sang pendiri atau visi organisasi tersebut. Konfigurasi formal itulah yang dinamakan sebagai struktur organisasi.
Namun, sayangnya kadang antara pembentukan struktur organisasi dengan relasi/hubungan formal didalamnya belum sepenuhnya ’berjabat erat’ dengan visi organisasi. Kadang ada yang ’mismatch’ atau tidak ’link’ dengan sasaran strategis organisasi. Bahkan dalam beberapa hal tidak sepenuhnya mencerminkan aturan dasar (basic principle) struktur organisasi yang baik. Karena itulah, pembentukan struktur organisasi yang tepat merupakan syarat utama yang penting agar visi organisasi dapat tercapai.
Salah satu cara membentuk struktur organisasi adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi. Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit maupun sub-sub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam unit maupun sub unit tersebut.
Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya :
  • Struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan kunci (key customer priorities)
  • Struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi
  • Struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi.
  • Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi (channel of communication) di dalam organisasi.
  • Struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas.
Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
Faktor internal yang mempengaruhi antara lain :
  • Visi dan Misi organisasi
  • Strategi Organisasi
  • Model kepemimpinan (leadership model)
  • Kebijakan maupun prosedur
  • Budaya organisasi
Faktor eksternal yang mempengaruhi disain struktur organisasi antara lain :
  • Pelanggan
  • Supplier
  • Pemerintah
  • Aturan formal, hukum dan perundangan
  • Teknologi Manajemen    
  • Dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).
Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi yang efektif dan efisien.
1. Acuan disain perubahan struktur organisasi adalah tergantung strategi perusahaan. Ada faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi. Rinciannya sebagai beirkut : Faktor internal& eksternal –>merubah strategi organisasi–>perlu terjemahan dalam struktur organisasi –>disain/restrukturisasi organisasi.
2. Implikasinya tentu banyak. Jika struktur berubah, hampir pasti job descriptionnya berubah. Karena itu perlu dilakukan analisa jabatan lagi (job analysis/job profiling) yang outputnya adalah job description. Contoh, tahun 2009 organisasi punya strategi cost effective leadership, dan terjemahan dalam struktur adalah penggabungan bagian / fungsi yang serupa (misal finance dgn treasury), kemudian fungsi IT dgn MIS, dll yang tentunya akan memangkas lapisan organisasi dan memerlukan job desc. baru. SOP bisa berubah bila memang alur proses bisnis mengalami perubahan.
3. tergantung mas donal, yang penting bagian yang berwenang tidak berkeberatan. Umumnya istilah supervisor adalah jabatan struktural yang tentunya memiliki akses terhadap pengelolaan karyawan langsung dan memiliki bawahan. Mengenai supervisor sama atau kabag, jawabnya bisa ya bisa tidak. Coba lihat struktur lapisan organisasi dari atas ke bawah. Misalkan struktur organisasi A : Direktur -> manager->Supervisor->staff, dan struktur organisasi B : Direktur ->KaDiv ->Kabag-> staff, maka supervisor relatif sama dengan kabag. Tetapi jika struktur organisasi A : Direktur ->General Manager->Manager->supervisor->staff, maka supervisor tidak sama dengan kabag.
4. Struktur organisasi melebar, artinya lebih landai yang ditandai dengan rentang kendali lebih besar. Misalnya dulu 1 manager membawahi 2 supervisor, sekarang 1 manager membawahi 5 supervisor dst.
Pembuatan struktur
Yang paling dahulu adalah merancang struktur organisasi dahulu, baru kemudian job description. Sebenarnya antara struktur organisasi dan job description itu seperti dwi tunggal, namun prioritas urutan pertama pembuatan adalah struktur organisasi, sebagai bentuk transformasi dari strategi, arahan maupun visi misi organisasi.
Untuk membuat struktur organisasi, bisa menggunakan fasilitas Microsoft Visio, untuk struktur yang kompleks. Bila menggunakan Word atau Powerpoint, memang agak terbatas.

10 Rahasia Sebuah Perusahaan yang Sukses
Definisi dari sebuah perusahaan yang sukses memiliki kesamaan. Perusahaan Luar Biasa melakukan hal-hal luar biasa. Beberapa berbuat lebih baik di daerah tertentu daripada yang lain. Karakteristik ini sering tumpang tindih. Setiap orang mempengaruhi semua yang lain. Ini adalah ciri-ciri perbedaan yang umum yang memisahkan sebuah perusahaan yang baik dari perusahaan besar. Perusahaan sukses adalah perusahaan yang memiliki budaya organisasi yang kuat dan dijalankan oleh seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut. Buckminster Fuller berkata, "Integritas adalah esensi dari segala sesuatu yang sukses." Dan integritas adalah fondasi dari sebuah perusahaan kelas dunia. Tanpa fondasi yang solid dan Pilar yang kuat mustahil membuat bisnis sukses. Sebuah pilar atau support yang lemah akan melemahkan seluruh struktur. Sebaliknya, pilar yang kuat akan membantu mendukung yang lemah. Integritas berarti keutuhan. Hal ini membutuhkan kejujuran dan diandalkan. Tidak ada perusahaan yang dapat bertahan tanpa dasar-dasar perusahaan. Dan dasar-dasar harus menggabungkan nilai-nilai inti perusahaan. Pada akhirnya, apa yang Anda perjuangkan tergantung pada apa yang Anda inginkan untuk dicapai.

Berikut adalah sepuluh pilar atau pendukung suatu perusahaan menjadi sukses:

1. Komunikasi
Salah satu definisi dari bisnis adalah 'jaringan komunikasi dengan latar belakang hubungan'. Semua Perusahaan yang beroperasi sangat memerlukan komunikasi. Mereka mengatakan kebenaran dengan kasih sayang. Mereka menciptakan lebih banyak cahaya dari panas. Semua komunikasi-internal dan eksternal-jujur dan jelas. Perhatikan lintas komunikasi di perusahaan Anda.

2. Visi
Karyawan, pelanggan dan stakeholder ingin menjadi bagian dari sesuatu yang lebih besar daripada mereka. Mereka ingin tahu di mana mereka akan pergi dan memiliki gambaran tentang apa yang mungkin. Sebuah visi dalam sebuah perusahaan adalah penting dan mutlak harus ada. Tanpa visi ibarat sebuah kendaraan yang melaju tanpa arah dan tujuan.

3. Misi dan Culture
Nilai-nilai dan misi perusahaan tidak hanya dikenal dan diartikulasikan, tetapi juga menunjukkan arah yang dilakukan oleh perusahaan dari hari ke hari. Setiap orang, dengan setiap interaksi menciptakan "momen kebenaran 'yang mencerminkan inti nilai-nilai perusahaan dari misinya. Misi adalah sesuatu hal yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai visinya. Culture adalah budaya dari perusahaan itu sendiri yang membatasi para pelaku di dalam bisnis tersebut untuk mencapai visi perusahaan.

4. Relationship
Di dalam sebuah perusahaan hubungan baik antara anggotanya harus sangat diperhatikan. Tidak ada yang bisa sukses karena perannya secara personal di dalam team. Semua orang akan saling berhubungan dan bekerjasama untuk menjalankan misi perusahaan dalam mencapai visinya.

5. Keunikan
Keunikan dan individualitas tidak hanya memungkinkan perusahaan untuk berdiri keluar dari kesamaannya dengan perusahaan sejenis, itu adalah bagian integral dari kepribadiannya. Ini identitas perusahaan, karakter dan posisi yang akan sangat dikenal oleh orang lain.

6. Orientasi Pelanggan
Tanpa konsumen perusahaan tidak bisa eksis. Penuhi kebutuhan pelanggan dengan apa yang mereka inginkan, melakukannya secara konsisten untuk menciptakan dan mempertahankan sebuah kepercayaan. Selalu memberikan apa yang Anda janjikan dan bahkan lebih ketika Anda mencanangkan ciri khas dari perusahaan yang berorientasi pelanggan.

7. Sumber Daya
Semua perusahaan akan sangat memelihara sumber daya yang dimilikinya secara baik dimasa sekarang maupun di masa depan. Sumber daya ini tidak terbatas pada-orang, modal, peralatan, perlengkapan, lingkungan dan properti intelektual saja. Sebuah perusahaan juga harus memiliki kewajiban untuk merawat dan tidak menyia-nyiakan seluruh Asset perusahaannya.

8. Stabilitas
Perusahaan haruslah stabil dan harus dapat bertahan lebih dari 100 tahun. Untuk melakukan hal ini, organisasi harus mampu mempertahankan nilai-nilai inti, dan tetap bersedia untuk mengubah budaya dan praktek operasional, tujuan dan strategi. Dan Kestabilan harus tetap terjadi agar sebuah bisnis terus dapat berkembang dan menjadi besar.

9. Produksi / Produktivitas
Tidak akan ada hasil yang diperoleh tanpa melakukan suatu usaha tertentu. Kemampuan untuk memproduksi dan melakukannya secara efektif dan efisien sangat penting dalam menciptakan produk dan layanan berkualitas yang  juga harus mempertahankan pertumbuhan. Selalu meningkatkan produktivitas yang ada akan sangat membuat perusahaan menjadi terus berkembang ke arah yang lebih besar dan baik.

10. Excellence
Keunggulan lebih mudah dialami daripada dijelaskan. Sebuah komitmen untuk perbaikan yang terus dilakukan secara konstan dan tidak pernah berakhir dapat dilihat sebagai salah satu keunggulan perusahaan kelas dunia. Sebuah perusahaan besar membawa semua sumber daya untuk dapat memberikan kualitas produk atau layanan sempurna. Mereka mempertahankan standar keunggulan mutu.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar