BAB 3

PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.

o   Arus Transaksi

Siklus pemprosesan transaksi mengelompokkan transaksi berdasarkan kesamaan unsur atau sasaran. Karena setiap industri (dan malah setiap perusahaan dalam satu industri) menghadapi peristiwa yang berbeda-beda, maka tidak ada seperangkat siklus pemprosesan transaksi yang standar. Namun, siklus berikut (yang diperlihatkan pada gambar di atas) sering kita jumpai pada perusahaan dagang dan perusahaan nonmanufaktur lainnya :

1. Siklus pendapatan (revelue cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan penjualan produk atau jasa dan penagihan hasil-hasilnya.

2. Siklus pengeluaran (expenditure cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitandengan pemerolehan sumber daya atau jasa, misalnya barang dagang, tenaga kerja, saranaumum) dan pelunasan hutang.

o   Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi.

1.Dokumen Sumber

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :

•          Memicu meng-otorisasi operasi fisik. Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.

•          Memantau arus fisik. Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

•          Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil. Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihanini sudah diperiksa kebenarannya.

•          Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data. Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldodalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.

•          Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran. Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkanfaktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

2. Jurnal dan Register

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalamurutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal dalam sistemmanual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsisebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atauperistiwa yang tidak bersifat keuangan.

3. Buku Besar dan Arsip

Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan kepos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, bukubesar menekankan pada status perkiraan.

4. Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satujenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa daridokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentuyang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

5. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkanke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan sajamemungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasidalam laporan keuangan.

6. Rangkaian Audit

Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen- elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya,dan sebaliknya.

7. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesansekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi :

•          Manual prosedur.

•          Uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.

o   Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang. Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif). Suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu. Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

•          Sifat dan tujuan organisasi

•          Karakteristik struktural dan fungsional

•          Tata letak fisik, produk dan jasa

•          Orang yang mengoperasikan sistem

o   Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan. kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu.

Tujuan Pengkodean

a)      Mengidentifikasi data akuntansi secara unik

b)      Meringkas data

c)      Mengklasifikasikan rekening/transaksi

d)     Menyampaikan makna tertentu

Metode pengkodean

a)      Kode angka atau huruf berurutan = tiap rekening diberi kode angka atau huruf ecara berurutan.

b)      Kode angka blok= rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.

c)      Kode angka kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

d)     Kode Mnemonic= Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

o   Perancangan Formulir & Pertimbangan Penyimpanan Catatan

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

•          Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

•          Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

           

Referensi :

http://hrmy.blogspot.com

kejadian2aneh.blogspot.com

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/pengenalan-pemrosesan-transaksi/