Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM bukan merupakan
hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya,
yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha
mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem
adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah,
produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia;
serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu
sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Fungsi SIM
Didalam SIM ini terdapat beberapa fungsi yang dibutuhkan oleh sebuah
perusahaan, diantaranya:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat dan akurat bagi
para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem
informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem
informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau
pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan
pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan KeputusanReferensi
Sistem informasi manajemen (SIM) mempunyai
keunggulan yaitu dapat menolong perusahaan untuk :
1. meningkatkan efisiensi operasional
Investasi di dalam
teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih
efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi
keunggulan biaya (low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem
informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri
tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau
kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat
(lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih
bernilai dengan mereka.
2. memperkenalkan inovasi dalam bisnis
Penggunaan ATM (automated teller
machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi
sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh
keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah
membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara
perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal
ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada
agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan
telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan
segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. membangun sumber-sumber informasi strategis.
Teknologi sistem informasi
memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga
mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh
perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi,
menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Sistem informasi
memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic
information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi
bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam
meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan.
Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer
tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk
menjual produk baru kepada konsumen.
Standar Sistem Manajemen Keamanan Informasi – ISO 17799
Keamanan data/informasi elektronik menjadi hal yang sangat penting bagi
perusahaan yang menggunakan fasilitas TI dan menempatkannya sebagai
infrastruktur penting. Sebab data/informasi adalah aset bagi perusahaan tersebut.
Keamanan data/informasi secara langsung maupun tidak langsung dapat
mempertahankan kelangsungan bisnis, mengurangi resiko, mengoptimalkan return of investment dan bahkan memberikan peluang
bisnis semakin besar. Semakin banyak informasi perusahaan yang disimpan,
dikelola dan digunakan secara bersama, akan semakin besar pula resiko
terjadinya kerusakan, kehilangan atau tereksposnya data/informasi ke pihak lain
yang tidak berhak.
Ancaman dan resiko yang ditimbulkan akibat kegiatan pengelolaan dan
pemeliharaan data/informasi menjadi alasan disusunnya standar sistem manajemen keamanan informasi yang salah
satunya adalah ISO 17799.
Penyusunan standar ini berawal pada tahun 1995, dimana sekelompok
perusahaan besar seperti Board of Certification, British Telecom, Marks &
Spencer, Midland Bank, Nationwide Building Society, Shell dan Unilever bekerja
sama untuk membuat suatu standar yang dinamakan British Standard 7799 (BS 7799).
BS 7799 terdiri dari beberapa
bagian yaitu : Part 1, The Code of Practice for Information Security Management.
Part 2, The Specification for Information Security Management Systems (ISMS).
Pada tahun 2000, International Organization of Standardization (ISO) dan
International Electro-Technical Commission
(IEC) mengadopsi BS 7799 Part 1 dan menerbitkannya sebagai standar ISO/IEC
17799:2000 yang diakui secara internasional sebagai standar sistem manajemen
keamanan informasi.
ISO 17799 meliputi 10 klausula pengendalian (10
control clauses), 36 sasaran pengendalian (36 control objectives) dan 127 pengendalian keamanan (127 controls securiy).
Seperti yang telah saya tulis di artikel sebelum ini, Pengendalian adalah
cara yang dipilih untuk menyingkirkan atau meminimalkan risiko ke level yang
dapat diterima. Berikut adalah penjabaran 10 klausula pengendalian :
1.
Kebijakan Pengamanan (Security Policy), mengarahkan visi dan
misi manajemen agar kelangsungan organisasi dapat dipertahankan dengan
mengamankan dan menjaga integritas/keutuhan data/informasi penting yang
dimiliki oleh perusahaan.
Kebijakan pengamanan sangat diperlukan mengingat banyaknya masalah-masalah
non teknis seperti penggunaan password oleh
lebih dari satu orang yang menunjukan tidak adanya kepatuhan dalam menjalankan
sistem keamanan informasi. Kebijakan pengamanan ini meliputi aspek infratruktur
dan regulasi keamanan informasi.
Hal pertama dalam pembuatan kebijakan keamanan adalah dengan melakukan
inventarisasi data-data perusahaan. Selanjutnya dibuat regulasi yang melibatkan
semua departemen, sehingga peraturan yang akan dibuat tersebut dapat diterima
oleh semua pihak. Setelah itu rancangan peraturan tersebut diajukan ke pihak
direksi untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan agar dapat diterapkan dengan
baik.
2. Pengendalian Akses Sistem
(System Access Control),
mengendalikan/membatasi akses user terhadap
informasi-informasi dengan cara mengatur kewenangannya, termasuk pengendalian
secara mobile-computing ataupun tele-networking. Mengontrol tata cara akses terhadap
informasi dan sumber daya yang ada yang meliputi berbagai aspek seperti :
a. Persyaratan bisnis untuk
kendali akses; b. Pengelolaan akses user (User
Access Management); c. Kesadaran keamanan informasi (User Responsibilities); d. Kendali akses ke jaringan (Network Access Control); e. Kendali akses terhadap
sistem operasi (Operating System Access Control);
f. Pengelolaan akses terhadap aplikasi (Application
Access Management); g. Pengawasan dan penggunaan akses sistem (Monitoring System Access and Use); dan h. Mobile Computing dan Telenetworking.
3. Pengelolaan Komunikasi dan
Kegiatan (Communication and Operations Management), menyediakan
perlindungan terhadap infrastruktur sistem informasi melalui perawatan dan
pemeriksaan berkala, serta memastikan ketersediaan panduan sistem yang
terdokumentasi dan dikomunikasikan guna menghindari kesalahan operasional. Pengaturan tentang alur komunikasi dan operasi yang terjadi
meliputi berbagai aspek, yaitu :
a. Prosedur dan tanggung jawab
operasional; b. Perencanaan dan penerimaan sistem; c. Perlindungan terhadap software
jahat (malicious software); d. Housekeeping; e. Pengelolaan Network; f. Pengamanan
dan Pemeliharaan Media; dan g. Pertukaran informasi dan software.
4. Pengembangan dan
Pemeliharaan Sistem (System Development and Maintenance), memastikan bahwa
sistem operasi maupun aplikasi yang baru diimplementasikan mampu bersinergi
melalui verifikasi dan validasi.
Penelitian untuk pengembangan dan
pemeliharaan sistem meliputi berbagai aspek, seperti : Persyaratan pengamanan
sistem; Pengamanan sistem aplikasi; Penerapan Kriptografi; Pengamanan file
sistem; dan Pengamanan pengembangan dan proses pendukungnya.
5. Pengamanan Fisik dan
Lingkungan (Physical and Environmental Security), mencegah
kehilangan dan/atau kerusakan data yang diakibatkan oleh lingkungan secara
fisik, termasuk bencana alam dan pencurian data yang tersimpan dalam media
penyimpanan atau dalam fasilitas penyimpan informasi yang lain.
Pengamanan fisik dan lingkungan
ini meliputi aspek : Pengamanan area tempat informasi disimpan; Pengamanan alat
dan peralatan yang berhubungan dengan informasi yang akan dilindungi; dan
Pengendalian secara umum terhadap lingkungan dan hardware informasi.
6. Penyesuaian (Compliance), memastikan
implementasi kebijakan-kebijakan keamanan selaras dengan peraturan dan
perundangan yang berlaku, termasuk perjanjian kontrak melalui audit sistem
secara berkala. Aspek-aspek yang diperlukan untuk
membentuk prosedur dan peraturan, yaitu : Penyesuaian dengan persyaratan legal;
Peninjauan kembali kebijakan pengamanan dan penyesuaian secara teknis; serta
Pertimbangan dan audit sistem.
7. Keamanan personel/sumber
daya manusia (Personnel Security), upaya pengurangan resiko dari
penyalahgunaan fungsi dan/atau wewenang akibat kesalahan manusia (human error), manipulasi
data dalam pengoperasian sistem serta aplikasi oleh user.
Kegiatan yang dilakukan diantaranya adalah pelatihan-pelatihan mengenai
kesadaran informasi (security awareness)
agar setiap user mampu menjaga keamanan data
dan informasi dalam lingkup kerja masing-masing.
Personnel Security meliputi
berbagai aspek, yaitu : Security in Job Definition and
Resourcing; Pelatihan-pelatihan dan
Responding to Security Incidens and Malfunction.
8. Organisasi Keamanan (Security Organization), memelihara
keamanan informasi secara global pada suatu organisasi atau instansi,
memelihara dan menjaga keutuhan sistem informasi internal terhadap ancaman
pihak eksternal, termasuk pengendalian terhadap pengolahan informasi yang
dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing).
Aspek yang terlingkupi, yaitu : keamanan dan pengendalian akses pihak ketiga
dan Outsourcing
9. Klasifikasi dan
pengendalian aset (Asset Classification and Control), memberikan
perlindungan terhadap aset perusahaan yang berupa aset informasi berdasarkan
tingkat perlindungan yang telah ditentukan. Perlindungan aset ini meliputi accountability for Asset dan
klasifikasi informasi.
10. Pengelolaan Kelangsungan
Usaha (Business Continuity Management), siaga terhadap
resiko yang mungkin timbul didalam aktivitas lingkungan bisnis yang bisa
mengakibatkan ”major failure” atau resiko
kegagalan sistem utama ataupun ”disaster”
atau kejadian buruk yang tak terduga, sehingga diperlukan pengaturan dan
pengelolaan untuk kelangsungan proses bisnis, dengan mempertimbangkan semua
aspek dari business continuity management.
Komunikasi data adalah
suatu bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi
atau pemindahan data dan informasi diantara computer computer dan piranti-piranti
yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui
media komunikasi data.
Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data
merupakan baguan vital dari suatu masyarakat informasi karena sistem ini
menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat
berkomunikasi satu sama lain.
PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
1. A. Pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan
tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini
manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya
kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif
keputusan.
B. Pendekatan sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang
profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri
penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu
pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang
dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan
kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif,
mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan
membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.